Wiederkehrende Arbeitsabläufe und Routinetätigkeiten lassen sich in Excel mit Hilfe von Makros (erstellt mit der Programmiersprache VBA) leicht automatisieren.
Ein Beispiel:
Sie generieren monatlich eine Textdatei (z.B. csv oder txt) mit Daten aus einem Vorsystem und müssen diese Daten monatlich nach unterschiedlichen Kriterien auswerten und um weitere Berechnungen ergänzen.
Zunächst müssen Sie die Textdatei nach Excel importieren. Anschließend fügen Sie weitere Spalten ein und berechnen dort mit Formeln neue Werte.
Aus einer weiteren Datei ordnen Sie den Werten weitere Informationen zu. Sie kopieren die neuen Spalten und fügen die Daten als Werte wieder ein. Sie filtern nun die Tabelle nach bestimmten Kriterien und entfernen nicht benötigte Spalten.
Weiter formatieren Sie die Ergebnistabelle nach Ihren Wünschen, fügen Rahmen ein, ändern Schriftart und Schriftgröße. Sie ergänzen eine bedingte Formatierung, um bestimmte Werte auf einen Blick anschaulich darzustellen und speichern anschließend das fertige Ergebnis als neue Datei mit einem timestamp des abgelaufenen Monats.
Diese vielen manuellen Arbeitsschritte fallen jeden Monat an und kosten viel Zeit. Durch ein Excel-Makro, das über eine Schaltfläche gestartet wird, lassen sich alle Arbeitsschritte automatisch im Hintergrund durchführen. Die aufgewendete Zeit reduziert sich in diesem Beispiel je nach Umfang von ca. 30 Min auf einen Klick!